Questi cinque dinamici professionisti del design hanno qualcosa in comune: una straordinaria capacità di organizzazione, pianificazione ed efficienza. Come riescono ad affrontare una settimana di creatività in tempi stretti, presentazioni ai clienti, visite ai luoghi di lavoro e lunghe e-mail?

 

Progettare il tempo

“Per fare un tavolo ci vuole il legno, per fare il legno ci vuole un albero”, e per far emergere la creatività ci vuole tempo. Questa è la filosofia del laboratorio creativo multidisciplinare italiano Velvet LAB, fondato da Gianluca Bocchetta.

“Credo che al centro del nostro lavoro ci sia il tempo: all’inizio di ogni progetto ne abbiamo molto, ma per aumentare la produttività il segreto è non sprecarlo. Nell’epoca attuale il mondo è sommerso da tecnologie e mode passeggere: un’idea che oggi sembra innovativa domani potrebbe essere obsoleta. Per questo dedico molto lavoro a progettare l’uso del tempo a nostra disposizione, per migliorare la qualità di ciò che produciamo.

A Velvet LAB facciamo briefing quotidiani, per confrontarci e organizzare il modo di affrontare un lavoro. Con progettazione si intende anche il metodo per rispondere alle esigenze e il primo punto, nel caso del disegno commerciale, è rispettare le scadenze. Elaboriamo innanzitutto un orario settimanale, poi uno giornaliero, in cui impostiamo dei checkpoint da raggiungere –che spesso corrispondono al weekend. Questo ci permette iniziare la settimana senza dover ‘riprendere’ qualcosa. E infine, ci sforziamo di disegnare cose che durino nel tempo!”

 

Qualche suggerimento per la lista delle cose da fare

Ivonne Ronderos, direttrice creativa di DKOR Interiors a Miami, è una convinta sostenitrice dell’organizzazione dell’agenda in base agli obiettivi e della pianificazione tramite liste dettagliate degli impegni per aiutare la programmazione a lungo termine. Un altro ingrediente chiave del suo successo è la flessibilità.

“Per portare avanti vari progetti in contemporanea è fondamentale essere bene organizzati. Invece di programmare una giornata alla volta, consiglio di pianificare i propri impegni con un paio di settimane di anticipo, tenendo d’occhio anche tutto il resto del mese. Adoro Passion Planner ! È praticamente il mio migliore amico.

Annotarsi gli impegni è di grande aiuto, ma non garantisce che poi le cose vadano esattamente nel modo stabilito. Io mi appunto su dei foglietti autoadesivi gli appuntamenti e gli obiettivi flessibili, quelli cioè che possono essere riprogrammati nel corso delle settimane: in questo modo posso dare priorità a ciò che è più utile al mio team in un momento specifico.”

 

Quando la tecnologia è utile

Direttrice della progettazione per i nove show room di Resource Furniture, dislocati tra Città del Messico a Vancouver, Challie Stillman non si ferma mai. Vive a New York, dove si occupa anche di consulenza di progettazione, e ha condiviso con noi i segreti per mantenere organizzata la propria agenda.

“La natura del lavoro continua a cambiare grazie all’uso crescente della tecnologia. Ma se da un lato ho adottato nuovi metodi, dall’altro sono rimasta fedele ad alcune vecchie strategie. Per esempio, mi imposto ossessivamente avvisi sul calendario, ma allo stesso tempo nulla mi aiuta a mettere a fuoco meglio i miei obiettivi che scrivermi a mano ogni mattina una buona vecchia lista di cose da fare.”

Se Challie preferisce le liste fatte con carta e matita, ai professionisti raccomanda di esplorare le nuove tecnologie che permettono di coordinare le attività di gruppo e massimizzare l’efficienza dei progetti a lungo termine.

“Uno strumento che il nostro ufficio ha trovato incredibilmente utile è Wrike, un software per la gestione del lavoro. Ci ha aiutato a monitorare i nostri compiti individuali, i team e i progetti interdipartimentali. È altamente personalizzabile e facile da usare, e mette anche a disposizione un apposito formatore per un ulteriore supporto.”

Quando lavora da sola, Challie usa la tecnologia anche per mantenere la concentrazione ed evitare distrazioni.

“Quando lavoro autonomamente, trovo che gli open space non facilitino la concentrazione. Spesso uso le cuffie per isolarmi dalle conversazioni periferiche. Tutto sta nella musica giusta: mi piacciono le playlist Focus di Tidal!”

 

Collabora e conquista

Lavoro di squadra e collaborazione sono il mio modo di dare il meglio, racconta Anne Frederiksen di Prudential Lighting Projects, insignita dell’onore presidenziale all’AIA Los Angeles 2018. Anne lavora a stretto contatto con architetti e designer ed è nota a tutti per la sua capacità di mettere in collegamento team di persone provenienti da vari ambiti della comunità del design per dare vita a progetti pluripremiati.

Cercare di mantenere fluide queste collaborazioni in una città nota per il suo traffico smisurato può rivelarsi arduo, ma Anne sa volgere il problema a proprio vantaggio.

“In una città come Los Angeles il tempo è un fattore limitante, per cui prepariamo molti eventi per i nostri clienti in collaborazione con altre organizzazioni, così da ottimizzare le poche ore a loro disposizione. Che si tratti di IES, di AIA, di una mostra o di un’istituzione partner, una collaborazione è infinitamente più interessante ed efficace.”

 

Libera la mente

Una raccomandazione condivisa dai nostri professionisti è quella di prendersi del tempo per se stessi, per liberare la mente e cercare nuove prospettive.

Katharina Franke di FrankeLeuchten è una sostenitrice di questa necessità di un tempo di riflessione. Pianifica brevi vacanze ogni qualche mese e una più lunga una volta l’anno.

“Non leggo le e-mail di lavoro né rispondo alle chiamate al cellulare quando sono in ferie… Le vacanze, anche se durano solo un paio di giorni, mi rinfrescano la mente e mi motivano. Spesso ho avuto le idee migliori durante un viaggio, perché sono uscita dalle mie strutture mentali abituali e ho osservato le cose da una prospettiva completamente differente”.

Katharina ritiene inoltre importante prendersi delle pause in ufficio, per mantenere la concentrazione. Consiglia di concedersi almeno 30 minuti al giorno durante i quali il cervello non fa nulla.

“Quand’è stata l’ultima volta che hai guardato fuori dalla finestra senza fare nulla o pensare a niente? Il mio cervello ha un costante bisogno di pause. A volte me le prendo in treno o in metropolitana, impedendomi di guardare il cellulare o di leggere. Spesso mi siedo all’aperto, in mezzo alla natura, a osservare le persone, le api o le nuvole.”

L’ultima raccomandazione?

“Pulisci il tuo tavolo di lavoro ogni giorno. Ho imparato a farlo quando lavoravo in uno show room. Ora la mia scrivania è in uno spazio chiuso, ma la tengo ordinata per me stessa. A fine giornata, se ci sono molte cose rimaste in sospeso, mi faccio una check-list per il giorno successivo, in modo da potermi liberare la mente. Sistemo i documenti secondo l’ordine della lista, così al mattino seguente li posso sbrigare come prima cosa. Scrivo un’e-mail ai miei collaboratori se mi sono dimenticata di menzionare qualcosa di persona e quindi ripulisco la casella di posta in arrivo, lasciandoci solo i messaggi cui non ho ancora risposto.”